Privacyverklaring

Shantykoor Het Kraaiennest heeft in zijn (buitengewone) ledenvergadering van

20 december 208 onderstaande privacyverklaring vastgesteld. Deze verklaring bevat de volgende vier onderdelen:

  1. De uitgangspunten voor gegevensverwerkingen
  2. Het register van de gegevensverwerkingen
  3. Toestemming van de leden voor het verspreiden van foto’s
  4. De organisatie van de gegevensbescherming.

I. Uitgangspunten gegevensverwerkingen

Gegevensverwerking vindt alleen plaats:

  1. indien deze noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Het Kraaiennest (d.w.z. dat de verwerking noodzakelijk moet zijn voor het functioneren van Het Kraaiennest in overeenstemming met zijn statuten);
  2. na een afweging van de gerechtvaardigde belangen van Het Kraaiennest met de belangen van degenen van wie gegevens worden verwerkt;
  3. indien en zolang daartoe uitdrukkelijk toestemming is gegeven door degene van wie gegevens worden verwerkt.
  4. alle persoonsgegevens bevinden zich in een beveiligd bestand

Bij Het Kraaiennest worden alleen gewone persoonsgegevens verwerkt, dus geen bijzondere en strafrechtelijke gegevens.

II. Registers gegevensverwerkingen

De gegevensverwerkingen dienen voor de communicatie van Het Kraaiennest, hetzij met de (oud)leden, (potentiele) klanten, hetzij met de donateurs hetzij met de sponsoren, hetzij met de bezoekers van uitvoeringen van Het Kraaiennest. Het gaat in totaal om de volgende gegevensverwerkingen, die elk voldoen aan de hiervoor vermelde uitgangspunten:

  1. Een overzicht van de leden van Het Kraaiennest. Dit bestand bevat de volgende persoonsgegevens:

Naam, voornaam en/of voorletters, geboortedatum, woonplaats, adres, telefoonnummer(s) en e-mailadres.

  • Een overzicht van de donateurs van Het Kraaiennest. Dit bestand bevat de volgende persoonsgegevens:

Naam, voornaam en/of voorletters, adres en woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer(s);

  • Een overzicht van de sponsoren van Het Kraaiennest. . Dit bestand bevat de volgende persoonsgegevens:

Naam, voornaam en/of voorletters, bedrijfsnaam, adres en woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer(s);

  • Een overzicht van de opdrachtgevers en potentiële opdrachtgevers. . Dit bestand bevat de volgende persoonsgegevens:

Naam, voornaam en/of voorletters, bedrijfsnaam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer(s);

  • Een overzicht van oud-leden van Het Kraaiennest. . Dit bestand bevat de volgende persoonsgegevens:

Naam, voornaam en/of voorletters, adres en woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer(s);

  • Een overzicht van de bezoekers van eerdere uitvoeringen van Het Kraaiennest in theater Swanla te Zevenhuizen. Deze persoonsgegevens zijn verkregen via het ticketsysteem Simple Ticket, in gebruik bij theater Swanla. Theater Swanla te Zevenhuizen heeft een verwerkingsovereenkomst met Simple Ticket. De privacy policy van Simple Ticket is vermeld op de website van Simple Ticket: https://company.simpleticket.eu/nl/privacy/
  • Een overzicht van de ontvangers van de Nieuwsbrief via La Posta. Dit bestand bevat alleen e-mailadressen; de privacy policy van La Posta is vermeld op de website van La Posta: https:// laposta.nl/privacy
  • Een overzicht van de leden van Het Kraaiennest op de website. Dit bestand bevat de volgende persoonsgegevens:

Naam, voornaam en/of voorletters, geboortedatum, woonplaats, adres, telefoonnummer(s) en e-mailadres.

Deze persoonsgegevens staan op een beveiligd deel van de website en zijn alleen voor de leden toegankelijk door middel van persoonlijke inloggegevens.

De registers met de leden en oud-leden worden beheerd door de secretaris, de registers van de donateurs en sponsoren worden beheerd door de penningmeester en het register van de opdrachtgevers en potentiele klanten wordt beheerd door de boekingscoördinator van Het Kraaiennest.

Het ledenregister op de website wordt beheerd door de webmasters en de administrateurs van de website, leden van Het Kraaiennest.

Het Kraaiennest gebruikt deze gegevens alleen voor de communicatie met de (oud)leden, donateurs en sponsoren, verder voor en rondom de eigen evenementen van Het Kraaiennest. De hiervoor genoemde persoonsregistraties en persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt.

Ad II. f

Het kaartsysteem Simpel Ticket is een Cloudoplossing en wordt niet door Het Kraaiennest beheerd. Er wordt gebruik gemaakt van de aangeboden service. Theater Swanla heeft met Simple Ticket een verwerkingsovereenkomst.Via de registratie op het internet worden door de applicatie standaard NAW-gegevens gevraagd en het telefoonnummer en/of e-mailadres voor de communicatie met de klant bij wijzigingen of het afgelasten van evenementen. Een aantal velden dat ingevuld dient te worden is verplicht, maar de klant kan via een link in een e-ticket bij de gegevens en deze waar nodig zelf aanpassen met inachtneming van de door Simpel Ticket verplicht gestelde velden. De wijze waarop Simpel Ticket met privacy omgaat is op internet te vinden via het adres https://company.simpleticket.eu/nl/privacy/

Theater Swanla gebruikt de gegevens alleen voor communicatie rondom de eigen evenementen en geeft de gegevens niet aan derden.

Ad II.g

De enige klantinformatie die nodig is voor de nieuwsbrief die via La Posta verstuurd wordt, is het e-mailadres. Het e-mailadres kan niet direct aan een persoon worden gekoppeld. Alle e-mailadressen zijn verkregen via een aanvraag van de klant zelf na de aankoop van een toegangsbewijs via Simple Ticket of via de mail van Het Kraaiennest (info@shantykoor.nl). In de nieuwsbrief staat onderaan ‘Hier kunt u uw voorkeuren wijzigen of uitschrijven uit deze lijst met daaraan 2 links gekoppeld.

De privacy policy van La Posta is op hun internetsite te vinden via het adresadres: https://laposta.nl/privacy

Het Kraaiennest gebruikt de gegevens alleen voor communicatie rondom de eigen evenementen en andere relevante uitvoeringen en geeft de gegevens niet aan derden.

III Toestemming van de leden voor het verspreiden van foto’s

Zowel op de website als op de facebookpagina van Het Kraaiennest worden regelmatig foto’s geplaatst van optredens en activiteiten van het koor. Op deze foto’s zijn veelal de leden van het koor herkenbaar. Alle leden verklaren schriftelijk dat zij wel of geen bezwaar hebben tegen de plaatsing van foto’s met hun afbeelding op de website en/of op de facebookpagina.

IV.   De organisatie van de gegevensbescherming.

Door het bestuur van Het Kraaiennest is de secretaris belast met de toepassing en naleving van de AVG en met het toezicht op de toepassing en de naleving.

(Potentiele) klanten, sociale en zakelijke partners, (oud)leden, sponsoren en donateurs van Het Kraaiennest wenden zich bij voorkeur via het emailadres (info@shantykoor.nl) voor het uitoefenen van hun privacyrechten (waaronder het inzien, het rectificeren en het aanvullen van over hen verwerkte persoonsgegevens en het bezwaar maken daartegen tot de secretaris, die een en ander binnen Het Kraaiennest zal (doen) afhandelen en de betrokkene(n) daarover binnen een redelijke termijn zal informeren.

De secretaris informeert het bestuur van Het Kraaiennest en zo nodig de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkene(n) over datalekken (verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens) en houdt een register bij waarin de datalekken, het verhelpen daarvan en de gemaakte afwegingen over het informeren van de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkene(n) worden vastgelegd. Het Kraaiennest kent geen aparte functionaris gegevensbescherming.

Op de website zal kennisgegeven worden van het bestaan van deze privacyverklaring

Zevenhuizen, 14 juli 2018

Bijlage: – Toestemmingsformulier leden